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Erklärung über die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten

nach Artikel 6 und 7 Datenschutzgrundverordnung EU (DSGVO) 2016/679

Im Rahmen des Anstellungsverhältnisses bzw. auch bereits bei der Anbahnung eines solchen werden personenbezogene Daten erhoben. Diese umfassen
Name
Anschrift
Alter
Bankverbindung
Sozialversicherungen
ggf. Konfession
ggf. Behindertengrad
Position/beabsichtigte Position in der Firma
Gehaltshöhe
Ggf. Lichtbild
Lebenslauf mit Führungszeugnis
Zeugnisse und Fortbildungsbescheinigungen
Angaben zur weiteren Beschäftigung
Weitere berufsrechtliche Daten, wie z.B Abmahnungen, Krankmeldungen oder Arbeitsunfallmeldungen

Diese Daten werden benötigt, um Arbeitsvertrag ausführen zu können. Die Datenerhebung ist damit nach Artikel 6, Abs. 1 lit b und in Teilen lit c DSGVO legitimiert und benötigt grundsätzlich keine Einwilligung. Im Rahmen des Transparenzgebots wird diese Einwilligung dennoch eingeholt.

Sie werden, mit Ausnahme an SAP SE, nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn ein anderes Recht sieht dies ausdrücklich vor, wie z.B. die Übermittlung der Sozialversicherungspflicht nach §28a SGB IV, der Übermittlung von Einkommenssteuerzahlungen (§39e EStG sowie §139b AO) oder richterliche Anordnungen.

Der/die (eventl. zukünftige) Arbeitnehmer/in erklärt sich hiermit ausdrücklich mit dieser Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung einverstanden.

Der/die (eventl. zukünftige) Arbeitnehmer/in ist berechtigt, jederzeit Auskunft über die ihn betreffenden Daten zu verlangen sowie darüber, wer die Daten jeweils zu welchem Zweck erhält (Artikel 15 Abs. I DSGVO). Er hat einen Anspruch auf Berichtigung der Daten sofern diese fehlerhaft sind (Artikel 16). Er hat Anspruch auf Löschung der Daten (Artikel 17) sofern die Daten nicht aufgrund eines Gesetzes erhoben und gespeichert werden müssen (z.B. HGB, Aufbewahrungspflichten). In diesem Fall kann eine Sperre anstelle des Löschens treten bis die gesetzliche Grundlage entfallen ist. Der/die (eventl. zukünftige) Arbeitnehmer/in kann auch verlangen, dass die über ihn/sie gespeicherten Daten in einem maschinenlesbaren Format übergeben werden (Artikel 20). Dies bedeutet jedoch nicht automatisch eine Löschung.

Die erhobenen Daten werden nach Wegfall der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht. Im Anhang befindet sich eine Übersicht über die Aufbewahrungszeiten. Der/die (eventl. zukünftige) Arbeitnehmer/in willigt hiermit unabhängig von einer kürzeren gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in einen Speicherzeitraum von 10 Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei Bewerbungen für einen Zeitraum von 6 Monaten ein. Widerspricht der/die (eventl. zukünftige) Arbeitnehmer/in diesem Teil der Einwilligung, so können eventuelle Ansprüche nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht mehr nachgewiesen werden.

Eine Beschwerde beim zuständigen Datenschutzbeauftragten des Landes ist möglich.

Als Datenschutzbeauftragter, an den der/die Arbeitnehmer/in sich jederzeit wenden kann, ist

Herr Peter Hoffmann
Im Schierlingsgarten 16
67366 Weingarten
Tel: 06344-9432935
E-Mail: peter.hoffmann(at)dsb-hoffmann.de

bestellt worden.

Aufbewahrungszeiten

Lohnabrechnungsdaten, Gehaltslisten, Quittungsbelege Lohn, Reisekostenabrechnungen: 6 Jahre (§ 147 I, Nr. 4,5 i.V.m. III AO; § 41 I Satz 9 EStG; § 257 I Nr. 4, 5 i.V.m. § 238 I HGB)
Lohnkontobelege: 10 Jahre (§ 147 I, Nr. 4,5 i.V.m. III AO; § 41 I Satz 9 EStG; § 257 I Nr. 4, 5 i.V.m. § 238 I HGB)
Abmahnungen: 2 bis 2,5 Jahre (nach Rechtsprechung Arbeitsgerichte)
Bewerbungsdaten: Unverzüglich nach Entscheidung der Nichtbesetzung, zwei Monate Diskriminierungs-beweislastpflicht (§ 22 AGG), ansonsten bei Auflösung Arbeitsverhältnis
Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 II ArbZG, § 50 JarbSchG); 6 Jahre, wenn § 147 I, Nr. 5, III AO i.V.m. § 3b EStG
Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihres Anfalls.
Sozialgesetzliche Unterlagen, wie Rentenzahlungen: 30 Jahre.
Zeugnisse: 3 Jahre
Allgemeine arbeitsrechtliche Dokumente (wie z.B. Abmahnungen): 3 Jahre